CONTROLLO DI GESTIONE – PERFORMANCE MANAGEMENT

Valuta i risultati e valorizza le competenze

La definizione degli obiettivi è un’attività di grande importanza perché attraverso di essi l’azienda dichiara dove vuole arrivare e come desidera operare. Può di conseguenza:

  • selezionare le azioni più adatte da mettere in atto
  • comunicare alle persone in modo chiaro e non ambiguo cosa si aspetta da loro per poi individuare/premiare i comportamenti virtuosi.

Esistono almeno due aree funzionali aziendali in cui la Performance Management trova applicazione sotto forma di procedure codificate e soluzioni informatiche. La prima è l’area HR (Personale) dove la Performance Management è uno degli strumenti comunemente utilizzati per motivare/allineare le persone associando l’incentivazione economica, al grado di raggiungimento degli obiettivi individuali e di team. L’altra è l’area AFC (Amministrazione, Finanza e Controllo) dove il Performance Management è uno strumento che serve a disaggregare gli obiettivi economico-finanziari di vertice, in obiettivi operativi per permettere un controllo puntuale e continuativo e interventi tempestivi in caso di scostamenti.

Il performance management in ambito HR

I sistemi di Performance Management consentono alle organizzazioni di automatizzare e ottimizzare il processo di allineamento dei dipendenti, agli obiettivi aziendali, garantendo l’incentivazione dei comportamenti che hanno generato o dovrebbero generare risultati considerati positivi.
Il processo di Performance Management copre un periodo di tempo di un anno e si compone di diverse fasi:

  • la fase di pianificazione strategica e operativa, di responsabilità dei vertici aziendali
  • la definizione degli obiettivi individuali, processo a cascata che investe tutti i livelli aziendali e prevede il coinvolgimento sia del capo che del collaboratore soggetto a valutazione
  • l’eventuale revisione degli obiettivi (trimestrale o a metà del ciclo)
  • la valutazione finale, in capo al responsabile e oggetto di un colloquio di feedback con il collaboratore valutato.

Fondamentale per la costruzione di un sistema di Performance Management e critico per generare risultati in linea con le aspettative aziendali è la costruzione dei profili di ruolo. Tanto più il ruolo è definito nel modo corretto, tanto più, se pienamente ‘agito’, garantirà il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Il performance management nella prospettiva Amministrazione Finanza e Controllo

I sistemi di Performance Management costituiscono una risposta efficace ed efficiente al bisogno del vertice di di- sporre di una visione chiara dei programmi e delle prestazioni operative, dei risultati economico-finanziari ma anche dei legami tra operatività e valori economici.

Comunemente, in ambito Amministrazione Finanza e Controllo, si ricomprendono

  • sistemi di Pianificazione, Budgeting Pianificazione e budgeting sono processi indispensabili per la gestione. Confrontare in via continuativa piani e programmi con i relativi consuntivi permette di adeguare le scelte operative ai mutamenti del contesto e affinare la capacità predittiva.
  • Reporting: Il reporting è lo strumento per comunicare e incidere sui comportamenti; comprende tutte le attività di presentazione dei risultati agli stakeholder sia interni, sia esterni: reporting operativo, reporting direzionale e reporting esterno richiesto da autorità e/o revisori.
  • Sistemi per la gestione strategica: la gestione strategica prevede definizione ed execution delle strategie attraverso diverse metodologie ed approcci.

Un solido sistema di Performance Management deve garantire compresenza e piena coerenza dei due livelli: quello orientato alle persone e quello orientato al vertice. La cosa, per quanto logicamente condivisibile, nella pratica non sempre si realizza. Spesso troviamo sistemi di indirizzo dei comportamenti delle persone generici e poco collegati al ‘business’ e/o sistemi di controllo direzionale, che non riescono a dare evidenza del reale funzionamento operativo.

L’implementazione di un sistema di Performance Management, che garantisca la capacità di governo organizzativo richiede una serie di fasi.

Mappatura dei processi

Individuato il processo, andrà identificato il principale output prodotto ed eventualmente gli output generati da ogni singola attività.

Andranno poi mappate le risorse che operano sul processo e collegate alle attività effettivamente presidiate. Ogni persona può svolgere attività di responsabilità dell’ufficio a cui appartiene o attività formalmente di responsabilità di altri uffici

Definizione del valore e delle attività e la determinazione degli standard (obiettivi)

Non è corretto sostenere che tutte le attività, all’interno di un processo, abbiano lo stesso ‘valore’. Sulla base degli obiettivi del processo è sempre possibile stabilire una gerarchia tra le attività. Un modo concettualmente solido per comporre tale gerarchia è quello di mettersi nei panni del cliente e di chiedersi in che misura ogni attività concorre alla definizione del prezzo.

Rilevazione del tempo/costo effettivo assorbito dall’attività

Consiste nel coinvolgere le risorse impegnate sul processo, chiedendo loro di dichiarare come hanno effettivamente distribuito il 100% del proprio tempo tra diverse attività loro assegnate nel corso di un periodo definito, giorno o settimana. Questa raccolta di informazioni può durare un tempo limitato, tipicamente un mese o può diventare una prassi continuativa.

Rilevazione degli outpute definizione dei KPI

Analisi delle performance e individuazione delle azioni di miglioramento.

Condividi su: